BPMN-Prozessautomatisierung Schweiz

Prozessautomatisierung, die mit Lesen anfängt und nicht mit einem Diagramm

Sie haben einen Freigabeprozess, eine Fallbearbeitung oder einen Dokumentenlauf, der heute in E-Mails, einer Excel-Datei und im Kopf einer Person lebt. Bevor wir etwas modellieren, lesen wir, wie er tatsächlich läuft. Was dabei herauskommt, steht schriftlich.

Prozess schildern

Vier Ausgangslagen, und keine davon ist ein leeres Blatt

Was BPMN ist und was es ausdrücklich nicht leistet, ist eine Frage an die Notation und nicht Gegenstand dieser Seite, nachzulesen in Was ist BPMN?. Hier geht es um etwas anderes: was mit Ihrem Prozess geschieht, in welcher Reihenfolge, und was am Ende bei Ihnen liegt.

Freigabeprozesse

Ein Antrag wandert per E-Mail durch drei Stufen. Wer gerade an der Reihe ist, steht in keinem System. Ist jemand in den Ferien, bleibt der Vorgang liegen, und es fällt niemandem auf.

Dokumenten- und Fallbearbeitung

Ein Fall besteht aus einem Ordner, einer Tabelle und einem Postfach. Wie weit er ist, lässt sich nur beantworten, indem jemand nachschaut. Worauf er wartet, weiß niemand.

Operative Aufgaben-Orchestrierung

Mehrere Systeme müssen in einer bestimmten Reihenfolge etwas tun. Heute hält ein Skript oder eine Person diese Reihenfolge zusammen. Klemmt es in der Mitte, ist unklar, was schon gelaufen ist.

Modernisierung bestehender Workflows

Der Ablauf ist längst automatisiert, aber die Regeln stecken im Code einer Anwendung, die niemand mehr gern anfasst. Eine Änderung heißt suchen, raten, testen. Aufgeschrieben ist der Ablauf nirgends.

Warum er trotzdem noch in E-Mails läuft

Nicht, weil niemand ihn zeichnen könnte. Ein Diagramm entsteht an einem Nachmittag. Zwischen einem Diagramm, das den Ablauf dokumentiert, und einem, das ihn ausführt, liegt der ganze Rest. Was sich dabei ändert, steht in Prozessmodellierung mit BPMN.

Der zweite Grund ist banaler. Der Prozess, den alle beschreiben, ist nicht der Prozess, der läuft. Die Ausnahmen kennt eine Person, und aufgeschrieben sind sie nirgends. Ein Modell, das auf der Beschreibung beruht, geht genau an diesen Stellen schief. Auffallen wird es im Betrieb.

Vier Schritte, und in den ersten beiden entsteht keine Zeile Code

  1. 1. Wir lesen den Prozess, wie er läuft

    Nicht die Prozessbeschreibung. Das Postfach, die Tabelle, die Exporte aus dem Werkzeug, das ihn heute hält, und den Code, der ihn berührt. Dazu die Person, die die Ausnahmen kennt. Ohne Lesezugriff fangen wir nicht an.

  2. 2. Wir schreiben auf, was wir gefunden haben

    Den Prozess, wie er tatsächlich läuft, mit den Stellen, an denen zwei Abteilungen denselben Schritt unterschiedlich beschreiben und beide sich sicher sind. Darin steht auch, was wir nicht automatisieren, sondern streichen würden. Welche Fassung gilt, entscheiden Sie. Nicht wir.

  3. 3. Wir modellieren, was eine Engine ausführen kann

    Ein gezeichnetes Modell und ein laufendes sind nicht dasselbe. Welche Konstrukte eine Engine tatsächlich ausführt und welche nur gezeichnet werden, steht in BPMN 2.0: die Elemente, die Sie tatsächlich brauchen. Ins Modell kommt nur die erste Sorte. Welche technischen Angaben ein Modell für eine bestimmte Engine braucht und was ein Werkzeug wie der Camunda Modeler dabei leistet, steht in Camunda Modeler: was das Werkzeug kann.

  4. 4. Sie bekommen den Betrieb, nicht nur das Modell

    Modell, Anbindungen und Testfälle liegen in Ihren Repositories. Wo ein Vorgang steht und worauf er wartet, ist abfragbar, ohne dass jemand ein Postfach durchsucht. Sie sollen das ohne uns betreiben können.

Der Aufwand steckt in eins und zwei. Das Modellieren kommt danach, und deshalb steht es an dritter Stelle und nicht an erster.

Was am Ende bei Ihnen liegt

Die ProzessaufnahmeWie der Prozess heute tatsächlich läuft, schriftlich, mit den Stellen, an denen zwei Abteilungen denselben Schritt unterschiedlich beschreiben, und mit dem, was wir streichen statt automatisieren würden.
Das ausführbare ModellDer Ablauf als Modell, das eine Engine ausführt. Eine Datei in Ihrem Repository, versioniert wie Code und in jedem BPMN-Modeler zu öffnen.
Die AnbindungenDer Code, mit dem der Prozess Ihre Systeme anspricht, damit niemand etwas ein zweites Mal eintippt.
Die TestfälleIhre echten Vorgänge, einschließlich der Fälle, die schiefgehen. Sie laufen auf Abruf und ohne uns.
Die BetriebssichtWelcher Vorgang steht wo, seit wann und worauf er wartet. Abfragbar, statt in einem Postfach zu suchen.

Eine Lizenz verkaufen wir Ihnen nicht, und was wir empfehlen, hängt an keiner Vertriebsvereinbarung.

Oft ist Ihr bestehender Lieferant die richtige Antwort

Findet der Prozess vollständig in einem System statt und bringt dieses System ein Workflow-Modul mit, ist dessen Anbieter näher dran als wir. Sehen wir das, sagen wir es Ihnen.

Drei Merkmale sprechen dagegen, und alle drei können Sie selbst prüfen:

  • •Der Prozess überquert Systemgrenzen: ERP, Dokumentenablage, Fachanwendung, Postfach.
  • •Der Ablauf lässt sich aus dem System nicht herauslesen. Er steckt in Konfiguration, Regeln und Formularen, und niemand kann ihn ausdrucken.
  • •Der Ablauf ist Teil des Produkts Ihres Lieferanten. Dann gehört Ihnen nicht der Prozess, sondern seine Nutzung.

Kommt dabei heraus, dass Ihnen nicht ein Ablauf fehlt, sondern eine Anwendung, gehört das zu individueller Softwareentwicklung.

Fünf Dinge bestimmen den Aufwand, und vier davon sehen Sie selbst

Auf dieser Seite steht keine Zahl, weil jede Zahl ohne den Prozess geraten wäre. Was hier steht, ist die Rechnung dahinter. Es ist dieselbe, die wir aufmachen, wenn wir offerieren.

  • •Wie viele Varianten der Prozess wirklich hat. Gemeint sind die Ausnahmen. Der Hauptweg zählt hier nicht.
  • •Wie viele Systeme er anspricht, und ob jedes davon eine benutzbare Schnittstelle hat.
  • •Ob der Ablauf entschieden ist oder zwischen zwei Abteilungen noch verhandelt wird.
  • •Ob es Testfälle gibt oder ob sie erst entstehen müssen.
  • •Was mit den Vorgängen geschieht, die heute schon laufen: mitnehmen oder auslaufen lassen.

Die ersten vier können Sie vor jedem Gespräch selbst abschätzen. Beim fünften helfen wir.

Wann Sie hier falsch sind

Das passt zu Ihnen, wenn ein benannter Prozess Menschen aufhält, mehr als ein System daran beteiligt ist und jemand bei Ihnen über den Ablauf entscheiden darf. Das passt nicht, wenn:

  • •Der Ablauf wird zwischen zwei Abteilungen noch verhandelt. Eine Engine entscheidet den Streit nicht. Sie friert ihn ein.
  • •Sie können uns keinen Zugang zu den Systemen geben, die der Prozess anspricht. Auf eine Beschreibung hin lässt sich ein Ablauf modellieren, aber nicht anbinden. Und ein Modell, das nirgends andockt, ist ein Bild.
  • •Sie brauchen eine verbindliche Zahl, ohne dass vorher jemand mit Ihnen über den Prozess gesprochen hat. Nach dem Gespräch bekommen Sie eine; davor bekommt sie niemand.
  • •Es geht um ein einzelnes Formular, ohne Fälle, ohne Fristen, ohne Übergaben. Dafür genügt ein Formularwerkzeug, und wir sagen Ihnen das, statt Ihnen eine Engine zu verkaufen.
  • •Sie suchen jemanden, der eine bereits getroffene Werkzeugentscheidung bestätigt.
  • •Es gibt niemanden, der über den Ablauf entscheiden darf. Ohne diese Person bleibt die Prozessaufnahme eine Sammlung von Meinungen.

Wie der Anfang abläuft

  1. 1. Sie schildern den Prozess

    Ein Absatz genügt: wer ihn auslöst, wer abzeichnet, welche Systeme er anfasst und woran Sie merken, dass er klemmt. Ein Screenshot oder ein vorhandenes Diagramm hilft. Voraussetzung ist es nicht.

  2. 2. Innerhalb von 48 Stunden melden wir uns

    Mit einem praktikablen ersten Schritt und mit den Fragen, die wir stellen müssen, bevor sich mehr sagen lässt. Keine Zahl: An dieser Stelle haben wir den Prozess beschrieben bekommen, nicht gesehen.

  3. 3. Ein Gespräch von 30 Minuten, kostenlos

    Was wir für eine Einschätzung wissen müssen, fragen wir darin ab und halten es dort fest, statt es Ihnen als Hausaufgabe mitzugeben.

  4. 4. Am Ende dieses Gesprächs ist Ihr Weg benannt

    Nicht „wir melden uns“. Sondern: Dieser Prozess gehört auf eine Engine. Oder er braucht zuerst eine Entscheidung bei Ihnen im Haus, weil zwei Abteilungen ihn unterschiedlich beschreiben. Oder er ist zu klein dafür, und ein Formularwerkzeug genügt. Welcher der drei Fälle Ihrer ist, sagen wir Ihnen, solange Sie am Telefon sind.

  5. 5. Der erste Schritt wird danach offeriert, mit festem Umfang

    Der erste Schritt ist die Prozessaufnahme. Ihr Umfang steht vor dem Lesen fest, deshalb lässt sie sich offerieren; alles danach nicht. Eine Zahl für das Danach, die vor dem Lesen entsteht, ist geraten. Und eine geratene geben wir Ihnen nicht.

Drei Fragen vor dem ersten Gespräch

Müssen wir uns vorher auf ein Werkzeug festlegen?
Nicht vorher. Was die Engine können muss, ergibt sich daraus, was Ihre Systeme sprechen und wer den Prozess später betreibt.
Steht bei Ihnen bereits eines im Haus, lautet die erste Frage, ob es reicht. Über einen Ersatz reden wir erst, wenn die Antwort Nein lautet.
Wir haben schon ein Diagramm. Reicht das als Grundlage?
Als Gesprächsgrundlage ja, als Bauplan selten. Ein Diagramm beschreibt den Prozess, den alle beschreiben. Das muss nicht der sein, der läuft.
Was ein gezeichnetes Modell von einem ausführbaren trennt, steht in unserem Artikel zur Prozessmodellierung mit BPMN. Wir lesen deshalb zuerst den Ablauf, wie er tatsächlich stattfindet, und vergleichen ihn mit dem Diagramm.
Und wenn Sie in zwei Jahren nicht mehr erreichbar sind?
Eine berechtigte Frage an jeden Lieferanten. Beantworten lässt sie sich nicht mit einer Zusicherung, sondern nur mit dem, was bei Ihnen liegt.
Der Ablauf ist als Modell aufgeschrieben, das eine Fachperson lesen kann. Die Anbindungen sind Code in Ihrem Bestand. Die Testfälle sagen, was der Prozess können muss, und sie laufen ohne uns. Wer danach übernimmt, liest das und arbeitet weiter.

Haben Sie einen Prozess, der nicht länger in E-Mails leben sollte?

Schicken Sie uns den Freigabeprozess, den Aufgabenfluss oder den Dokumentenlauf, der Menschen bremst. Ein Absatz genügt. Wir melden uns innerhalb von 48 Stunden mit einem praktikablen ersten Schritt; das Gespräch danach dauert 30 Minuten und kostet nichts.

Lautet die ehrliche Antwort, dass Sie dafür keine Prozessautomatisierung brauchen, hören Sie das in demselben Gespräch.

Kostenloses 30-Minuten-Gespräch anfragen

Läuft dieser Prozess heute auf Camunda 7? Dann ist die vorgelagerte Frage, wohin dieser Bestand geht: Camunda-7-Migration. Was daran Ihr Bestand entscheidet, steht in Camunda-7-Migration: was Ihr Bestand entscheidet.